Expresné zmeny v legislatíve k ochrane osobných údajov

S účinnosťou od 15. apríla 2014 sa tak pravidlá ochrany osobných údajov v priebehu necelého roka opätovne zásadne menia. Podľa dôvodovej správy Úradu bolo cieľom novelizácie: „najmä minimalizovať nejasnosti a zjednodušiť a uľahčiť niektoré požiadavky pri plnení povinností v rámci procesu spracúvania osobných údajov fyzických osôb zo strany prevádzkovateľov a sprostredkovateľov“ [1]. Poslanci uvedených výborov vypočuli požiadavky podnikateľov a zamestnávateľov a prezident SR si pri vrátení schválenej novely do parlamentu osvojil požiadavku odborových zväzov. S víziou spokojnosti všetkých zainteresovaných strán si teda zrekapitulujme najzávažnejšie zmeny zákona o ochrane osobných údajov vrátane ich dopadov na sektor zdravotníctva.

Oprávnené osoby

Závažnej zmeny sa dočkali oprávnené osoby, ktoré pri svojej práci prichádzajú do styku s osobnými údajmi a prakticky vykonávajú ich spracúvanie u prevádzkovateľa. V zdravotníctve ide primárne o lekárov a zdravotníckych pracovníkov, ktorí sa pri svojej práci oboznamujú so zdravotnou dokumentáciou, ale zaradiť do tejto skupiny musíme aj personalistov či mzdových účtovníkov pracujúcich s osobnými údajmi zamestnancov. Minuloročným prijatím nového zákona o ochrane osobných údajov vypadla z definície oprávnenej osoby časť upravujúca pracovníkov, ktorí vykonávajú práce na základe dohôd o výkone prác mimo pracovného pomeru. Takzvaní „dohodári“ tak prestali byť zo zákona oprávnenými osobami len z titulu svojej pracovnej pozície a výkonu svojej práce. Aby sa mohli oboznamovať s osobnými údajmi rovnako ako zamestnanci v pracovnom pomere, bolo potrebné vyhotoviť im poverenie prevádzkovateľa. Tento krok vzad oproti predchádzajúcemu zákonu č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov (ďalej len „starý zákon o ochrane osobných údajov“) napravila až táto novela, ktorá pracovný pomer zmenila na pracovnoprávny vzťah. Z administratívy ochrany osobných údajov tak prevádzkovateľom odbudol jeden nezmyselný dokument.

K oprávneným osobám sa viaže aj právna úprava ich poučenia. Každý prevádzkovateľ, a platí to aj pre lekárov, zdravotnícke zariadenia, lekárne či poisťovne, musí zabezpečiť poučenie oprávnenej osoby ešte skôr, ako jej umožní prácu s osobnými údajmi. Prevádzkovateľ je podľa § 21 ods. 2 novelizovaného zákona o ochrane osobných údajov povinný poučiť oprávnenú osobu o jej právach a povinnostiach pri spracúvaní osobných údajov. Takéto poučenie má obsahovať najmä vymedzenie rozsahu jej oprávnení, povolených činností a podmienok spracúvania osobných údajov. O poučení musel prevádzkovateľ vyhotoviť siahodlhý písomný záznam, ktorého obsah bol takmer totožný s obsahom samotného poučenia. Vzor uvedeného záznamu, ktorý na svojich stránkach publikoval Úrad, mal 8 strán a očakávalo sa, že pri jeho individuálnom použití bude prevádzkovateľmi doplnený o ďalšie ustanovenia.

Schválená novela odstránila zo zákona o ochrane osobných údajov všetky obsahové náležitosti a tiež písomnú formu záznamu o poučení oprávnenej osoby. Prevádzkovateľ je od 15. apríla 2014 povinný o poučení oprávnenej osoby vyhotoviť už len bližšie obsahovo a formálne neurčený záznam, ktorý je povinný na požiadanie úradu hodnoverne preukázať. Mohlo by to znamenať návrat k stručným prehláseniam oprávnených osôb o tom, že boli zo strany prevádzkovateľa poučené, čím by sa papierovo rozsiahla dokumentácia poučenia oprávnených osôb prevádzkovateľov skrátila na takmer desatinu a v konečnom dôsledku by sa nemusela viesť ani v papierovej podobe. Ocenia to najmä zamestnávatelia s vyšším počtom zamestnancov. Zaujímavosťou, a tiež uľahčením práce prevádzkovateľov, je povinnosť Úradu zverejniť na svojich internetových stránkach vzory poučení oprávnených osôb. Oprávnené osoby zase poteší zrušenie pokút, ktoré im mohol uložiť Úrad za porušenie povinností, ktoré boli obsahom ich poučenia.

Vzťah prevádzkovateľa so sprostredkovateľom